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コミュニケーションは人間関係や業務において不可欠なスキルですが、結論を後回しにすると混乱や不信感を招くことも。この記事では、「話は結論から」の重要性や具体例、対処法について探ります。要点整理や明確な表現、相手の意見尊重が円滑なコミュニケーションのカギです。
意図や目的を説明してから話しましょう
コミュニケーションは、人間関係を築き、仕事や日常生活で円滑に進めるために不可欠なスキルです。しかし、結論を後回しにした回りくどい会話は、相手とのコミュニケーションが混乱し、効果的な伝達が妨げられることがあります。この記事では、「話は結論から話しましょう」というテーマに焦点を当てて、その意味と具体例、そして対処法について探っていきます。
結論から話す理由
「話は結論から話す」という事は、コミュニケーションにおいて大切な情報や主題を最初に伝えるという意味を持ちます。多くの場合、人々は情報を順序通りに伝えようとする傾向がありますが、相手は最初に結論や要点を知りたいと考えることがあります。結論から伝えることで、相手の関心を引き、こちらの目的を相手が理解しやすいコミュニケーションを実現できるのです。
具体例１：報告
結論を後回しにすると、相手が混乱したり、不信感を持つ可能性があります。例えば、上司が部下に対して「プロジェクトの進捗について報告がある」と伝える代わりに、「何か質問があれば、それから話をしよう」と先に言ってしまうと、部下は何のためのミーティングなのか分からず、上司の意図（プロジェクトの進捗報告）を理解することが難しくなります。
具体例２：顧客対応
また、カスタマーサポートのコールセンターで、お客様が問題を伝えようとした時に、担当者がまず会社のルールやポリシーを長々と説明してしまうと、お客様はイライラしてしまい、問題解決が遅れるか、対応に不満を持つかもしれません。
対処法
１．要点を整理してから伝える
コミュニケーションの際には、伝えたい要点や結論を事前に整理しましょう。相手が最初に知りたい情報を把握し、それを伝えることで、的確な意思疎通が可能となります。
２．情報の意図を伝える
例えば上記のカスタマーサポートの例で言えば、「個人情報保護の観点から、お客様の状況をお伺いする前に当社のポリシーをお伝えしなければなりません。」と、これから話す事の意図や意味を先に説明しましょう。そうする事で、相手は「自分は何のためにこの話を聞いているのか？」が理解でき、スムーズに意思疎通出来ます。意図や意味が不明な会話は、相手にとって不快なものです。
３．簡潔で明確な表現を心掛ける
情報を伝える際には、冗長な表現や専門用語を避け、シンプルかつ明確な言葉で伝えることが重要です。相手が理解しやすい言葉選びを心掛けることで、コミュニケーションの効果が高まります。
４．エンゲージメントを促す
相手が興味を持ちやすいような質問や共感を示す表現を取り入れることで、コミュニケーションをより魅力的にしましょう。相手が参加しやすいコミュニケーションを構築することで、相互の関係性が深まります。
５．フィードバックを受け入れる姿勢を持つ
相手からのフィードバックを歓迎し、改善につなげる姿勢を持つことも重要です。自分のコミュニケーションスタイルを振り返り、より効果的な伝え方を模索することで、コミュニケーション力を向上させることができます。場合によっては、自分の当初の目的が変更となる事も起こりえます。
まとめ
結論を後回しにすると、相手とのコミュニケーションが混乱し、不信感を生む可能性があることを理解し、上手く適用することが重要です。要点を整理し、簡潔で明確な表現を心掛け、相手の意見を尊重する姿勢を持つことで、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。
