Content
お客様とのコミュニケーションにおける分かりやすい説明の重要性を強調し、具体的な例とともにその方法を解説します。シンプルな言葉遣い、具体的な例の使用、図やグラフの活用、反復と確認、補足書類の提供など、効果的なコミュニケーションのための実践的なアドバイスを提供します。このガイドを通じて、お客様とのコミュニケーションが円滑になり、信頼関係を築くことができるでしょう。
名詞は出来るだけ具体的に言いましょう
お客様とのコミュニケーションにおいて、分かりやすい説明は非常に重要です。テクニカルな用語や業界用語を使わずに、シンプルで具体的な表現を心掛けることで、相手が理解しやすくなります。以下に、分かりやすい説明のポイントと具体的な例を挙げます。
用語の例
あれ→もの→ツール→アプリ→ウェブブラウザ→GoogleChrome(右に行くほど具体的)
ブループリント→スキーム→フロー→計画・枠組み(右に行くほど耳馴染みがある)
1.シンプルな言葉遣い
お客様とのコミュニケーションでは、難しい言葉や専門用語を避けることが大切です。例えば、技術的な問題を説明する際に、「プロセスがクラッシュした」という代わりに、「操作中に予期せずにエラーが発生し、アプリが終了してしまいました」と説明します。これにより、お客様は状況をより理解しやすくなります。
2.具体的な例の使用
抽象的な概念を説明する場合は、具体的な例を交えることで理解が深まります。例えば、新しいソフトウェアの利用方法を説明する際に、「ツールバーのアイコンをクリックして、メニューから「設定」を選択します」という具体的な手順を示すことで、お客様はスムーズに操作できるようになります。
3.図やグラフの活用
テクニカルな説明をする際は、図やグラフを使って視覚的に説明すると効果的です。例えば、製品の機能やプロセスのフローを図にまとめて説明することで、お客様はより理解しやすくなります。
4.反復と確認
複雑な内容を伝える場合は、相手に理解してもらえたかを確認することが重要です。例えば、お客様に対して「これまでの説明は分かりやすかったでしょうか?もしわからない部分があれば、もう一度説明いたしますので遠慮なくお伝えください」と丁寧に伝えることで、誤解を防ぐことができます。
5.補足書類の提供
分かりやすい説明だけでなく、お客様が後から参照できるような補足書類(サポートドキュメント)を提供することも重要です。例えば、FAQ(よくある質問)やユーザーガイドを用意しておくことで、お客様は必要な情報をいつでも確認できます。
まとめ
分かりやすい説明は、シンプルな言葉遣い、具体的な例の使用、図やグラフの活用、反復と確認、サポートドキュメントの提供といったコツによって実現されます。これらのアプローチを取り入れることで、お客様とのコミュニケーションが円滑になり、信頼関係を築くことができるでしょう。