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コールセンターでの円滑なコミュニケーションを実現するためのポイントを探していますか?言い間違いがもたらす影響と、避けるための具体的な方法について知りたい方におすすめの記事です。誤解を減らし、信頼関係を築くためのテクニックを紹介しています。
言い間違いは相手の理解を妨げます
言い間違いがあると、相手は話の理解に余計な労力を強いられます。例えば、「明日の打ち合わせは午後2時に決まりました」と言ったつもりが、「明日の打ち合わせは午後2時に変更されました」と言ってしまうと、相手は混乱してしまいます(変更?事前に一度決定していたっけ?私何か大事な事忘れているのかな?)。こうした誤解はコミュニケーションの円滑な進行を妨げ、信頼感を損ねることがあります。
対処法
良好なコミュニケーションは、相手にわかりやすい言葉を選ぶことから始まります。難しい表現や伝えたいことが曖昧なままの場合、相手は理解に苦しむ可能性が高まります。コールセンターの対応でも、言葉を慎重に選び的確に伝えることが求められます。人間誰しも間違いは起こしてしまいますが、その影響を最小限にする為に、以下の対処法を参考にしてください。
1.具体的な例を挙げる
話を補足するために具体的な例を挙げることで、相手に伝わりやすくなります。例えば、「商品の発送は月曜日になります」と言う代わりに、「商品の発送予定日は、来週の月曜日です」と具体的な日時を提示することで、誤解を減らせます。
2.否定文を避ける
否定文は誤解を生む原因となります。例えば、「そのサービスは今は提供していません」と言う代わりに、「そのサービスは現在ご利用いただけませんが、別のオプションがございます」と肯定的な表現を心がけましょう。
3.確認の習慣を身につける
会話の中で相手に理解してもらえたかを確認することが大切です。「ご理解いただけましたでしょうか?」や「何かご質問がありますか?」といった確認のフレーズを活用して、誤解を未然に防ぎましょう。
まとめ
以上の様な会話のテクニックを使って、相手が理解に余計な労力をかけずにコミュニケーションが進むように心がけましょう。言い間違いを避け、具体的な例を交えながら会話を進めることで、相手との信頼関係を一層深めることができます。