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ビジネスコミュニケーションにおいて、文章の力を最大限に引き出すための方法を学びましょう。この記事では、メールやチャットなどの文章ツールを効果的に活用し、絵画的なデザインで明確なメッセージを伝えるコツを探っています。読み手の理解を促進する視覚的要素やシンプルな表現の活用法を紹介し、効果的なビジネスコミュニケーションの基礎を築きましょう。
文章のコミュニケーションは文面をデザインしましょう
今や多くのコールセンターやコンタクトセンターで、電話の他にメールやチャット等の文章ツールを使用しています。では、電話(会話)とメール・チャット(文字)とでは、どの様なコミュニケーション方法の違いがあるのでしょうか?情報を受け取るのが「耳」ではなく「目」になった場合、どんな点に気を付ければ良いのでしょう?文章で分かり易く情報を伝える為には、文面を絵画的にデザインすることが効果的です。ここでは、文章のデザイン術についてご紹介します。
文章をデザインするとは?
ビジネスコミュニケーションにおいて、メールやチャットなどの文章は重要なツールです。しかし、文章がわかりにくいと伝えたい意図が伝わりづらくなります。絵画的に文面をデザインすることで、相手に明確なメッセージを伝えることができ、効果的なコミュニケーションが可能になります。頭の中にある伝えたい事を一度文字に書き出してから、改めて文言の修正や配置を紙の上で俯瞰で行うイメージです。
デザインされていない文章例
「そろそろ来年度の目標を決めないといけないので、私とAさんBさんCさんで打ち合わせをしたいです。いつがいいか教えてください。私の希望は10日13日14日で、10・13日は12時から、14日は10時からがいいです。返事は4日中に下さい。よろしくお願いします。」
デザインされた文章例
- 用件:ミーティング日時を決めましょう
- ミーティングの目的:来年度の目標決定
- 参加者: Aさん、Bさん、Cさん、私(D)計4名
- ミーティングの時間:60分程度の予定です
- 開催希望日:1月10日(月)12時~
- 1月13日(水)12時~
- 1月14日(木)10時~
- ※上記3つの希望日のうち、ご都合の良い日をお返事ください
- 返事期限:1月4日17時まで(このメールの返信でお願いします)
対処法と具体的な方法
1.視覚的な要素の活用
文章を絵画的にデザインするには、視覚的な要素を活用することが重要です。以下の方法を試してみましょう。
【文章のフォーマット 】
段落ごとに区切り、見出しや箇条書きを使って情報を整理します。これにより、読みやすくなります。
【強調表示】
キーワードや重要なフレーズを太字や斜体にすることで、読み手の注意を引くことができます。
【色や図形の使用】
適切な色や図形を用いて、情報を強調したり、視覚的に興味を引くことができます。
2.シンプルで明瞭な表現
文章の理解を容易にするためには、シンプルかつ明瞭な表現を心掛けることが大切です。以下のポイントに留意しましょう。
【簡潔な文言】
冗長な表現や専門用語を避け、分かりやすい言葉を選びます。いくつかの要素がある場合、箇条書きで書くとシンプルで見やすくなります。
【明快な表現の具体例】
抽象的な概念は、具体的な例で補完や置き換えをすることで理解しやすくなります。 (例:至急→●月●日●時まで /気を使わないでください→お礼の返信メールは不要 等)
まとめ
文章のツールを使ってコミュニケーションをとる場合、文面を絵画的にデザインすることが重要です。文章の視覚的要素や明瞭な表現を活用することで、正確なコミュニケーションが可能となります。お客様への文書作成やチャットにおいて、これらのアプローチを試してみてください。